Aviso de Privacidad

AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL PARA ASISTENTES

Congreso LII FEMEXPROD 2026

“De lo convencional a lo digital”

Última actualización: 16 de julio de 2026

1. Identidad y domicilio del responsable

La Federación Mexicana de Protesistas Dentales, también comercialmente identificado como FEMEXPROD, es responsable del tratamiento, uso, protección y resguardo de los datos personales proporcionados por las personas asistentes, participantes, acompañantes, representantes de casas comerciales, estudiantes, personas becadas y demás personas relacionadas con el:

Congreso LII de la Federación Mexicana de Protesistas Dentales, FEMEXPROD 2026 “De lo convencional a lo digital”, que se celebrará los días 31 de julio y 1 de agosto de 2026, en San Juan del Río, Querétaro.

Para cualquier asunto relacionado con la privacidad o protección de datos personales, podrá comunicarse a través de:

Correo electrónico: contacto@femexprod.info
Teléfono: 427 306 5026

2. Datos personales que serán recabados

Para realizar el prerregistro, validación, acceso y participación en el Congreso podremos recabar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación

Nombre o nombres.
Apellido paterno y apellido materno.
Ciudad y estado de residencia.
Imagen y datos visibles en la credencial de estudiante.
Calidad de estudiante, federado, becado, acompañante o representante de una casa comercial.
Folio de credencial de federado.
Folio interno de registro.

Datos de contacto

Número de teléfono celular o WhatsApp.
Correo electrónico.
Nombre y teléfono del contacto de emergencia.
Datos de contacto de acompañantes o de la segunda persona que ocupará una habitación.

Datos académicos y profesionales

Universidad o institución educativa.
Carrera.
Semestre.
Institución que otorga una beca.
Nombre de la casa comercial.
Código de patrocinador, descuento o beca.

Datos financieros o patrimoniales

Comprobante de pago.
Monto pagado.
Fecha, referencia o identificación de la operación.
Información que resulte visible en la imagen del comprobante.

Se recomienda a la persona participante ocultar en el comprobante cualquier dato bancario que no sea indispensable para validar el pago, conservando visibles únicamente el nombre, monto, fecha, referencia y cuenta o destinatario del pago.

Datos relacionados con el evento

Tipo de inscripción o paquete contratado.
Servicios incluidos.
Datos de hospedaje.
Número y datos de acompañantes.
Solicitudes de alimentos, transporte o actividades.
Estado del registro: pendiente, validado o rechazado.
Fecha de validación.
Código o token QR.
Fecha y hora del ingreso.
Registro del personal que autoriza el acceso.
Información necesaria para emitir la credencial y constancia de participación.

Datos técnicos y de seguridad

Fecha y hora de envío del formulario.
Dirección IP transformada o almacenada mediante mecanismos de seguridad.
Registros técnicos relacionados con el envío de correos.
Historial de validación y uso del QR.
Información relacionada con intentos de acceso o prevención de registros fraudulentos.

3. Datos personales sensibles

Podrán recabarse de manera opcional datos relacionados con:

Alergias.
Condiciones médicas.
Restricciones alimentarias relacionadas con la salud.
Información indispensable para atender una emergencia durante el evento.

Los datos relacionados con el estado de salud son considerados datos personales sensibles. Su tratamiento requiere consentimiento expreso y por escrito, que puede recabarse mediante un mecanismo electrónico que permita identificar a la persona titular y conservar evidencia del consentimiento.

Estos datos serán utilizados únicamente para prevenir riesgos y facilitar una atención inicial o comunicación con el contacto de emergencia. FEMEXPROD no sustituye la evaluación ni atención de profesionales de la salud.

4. Finalidades primarias y necesarias

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades necesarias:

Recibir y procesar el prerregistro al Congreso.
Identificar a la persona participante.
Validar la información proporcionada.
Revisar el comprobante de pago.
Verificar la calidad de estudiante, federado, becado, patrocinador o representante de casa comercial.
Confirmar códigos de descuento, patrocinio o beca.
Determinar el paquete, modalidad y servicios contratados.
Gestionar hospedaje, alimentos, traslados y actividades incluidas.
Contactar a la persona registrada para aclaraciones relacionadas con su información o pago.
Enviar el correo de recepción del prerregistro.
Informar si el registro fue validado, rechazado o requiere alguna corrección.
Generar y enviar el código QR individual de acceso.
Verificar el QR durante el ingreso al evento.
Registrar el uso único del QR.
Evitar accesos duplicados, alteraciones o usos indebidos.
Mostrar al personal autorizado de recepción el nombre, folio, paquete y beneficios de la persona asistente.
Elaborar credenciales, distintivos o pulseras.
Gestionar acompañantes y ocupación de habitaciones.
Enviar avisos operativos relacionados con horarios, sede, transporte, hospedaje y actividades.
Atender una emergencia y contactar a la persona designada.
Emitir y enviar la constancia de participación.
Atender aclaraciones, reclamaciones, devoluciones o controversias.
Cumplir obligaciones administrativas, contractuales, fiscales o legales.
Elaborar estadísticas internas y reportes, procurando utilizar información disociada que no identifique directamente a las personas participantes.

5. Finalidades secundarias

De manera adicional, los datos personales, fotografías, grabaciones de audio o video podrán utilizarse para:

Elaborar la memoria gráfica o audiovisual del Congreso.
Publicar fotografías o videos del evento.
Difundir actividades de FEMEXPROD.
Publicar contenido en páginas de internet y redes sociales.
Elaborar materiales institucionales, informativos o promocionales.
Enviar invitaciones para futuros congresos, cursos o actividades.

Estas finalidades no son necesarias para completar el registro ni para ingresar al Congreso.

La negativa para autorizar fotografías, video o comunicaciones futuras no deberá impedir el prerregistro, la validación del pago ni el acceso al evento. Las finalidades no necesarias deben distinguirse de las finalidades que originan la relación con la persona participante y debe existir un mecanismo para rechazarlas o revocarlas.

6. Fotografías y video durante el evento

Durante el Congreso podrán realizarse fotografías, grabaciones de audio y video en espacios generales, conferencias, actividades, exposiciones y zonas comunes.

Cuando una persona haya manifestado su negativa al uso de su imagen, el equipo organizador realizará esfuerzos razonables para evitar la publicación de imágenes individualizadas o primeros planos que permitan identificarla claramente.

La persona participante podrá revocar posteriormente su autorización respecto de materiales futuros, sin que ello produzca efectos retroactivos sobre publicaciones realizadas legítimamente antes de la recepción de la solicitud.

7. Transferencias y comunicaciones de datos

Los datos personales podrán ser comunicados, en la medida estrictamente necesaria, a:

Hotel o proveedor de hospedaje.
Proveedores de alimentos.
Proveedores de transporte.
Personal de seguridad y control de acceso.
Proveedores de credenciales, gafetes o pulseras.
Personal de recepción.
Prestadores de servicios médicos o de emergencia.
Proveedores de correo electrónico, hospedaje web, almacenamiento, bases de datos y generación de códigos QR.
Autoridades administrativas, fiscales, judiciales o de protección civil cuando exista un requerimiento legal.
Compañías aseguradoras, cuando proceda y exista un incidente relacionado con el evento.

Los proveedores que traten datos por cuenta de FEMEXPROD deberán utilizarlos únicamente conforme a las instrucciones recibidas, guardar confidencialidad y aplicar medidas de seguridad.

Cuando una transferencia requiera el consentimiento de la persona titular, este se solicitará mediante el formulario o por otro mecanismo verificable.

FEMEXPROD no venderá ni comercializará bases de datos de asistentes.

8. Datos de acompañantes y contactos de emergencia

La persona que proporcione datos de acompañantes, personas que compartirán habitación o contactos de emergencia declara que:

La información es correcta.
Cuenta con autorización para proporcionarla.
Informó a dichas personas sobre el uso que se dará a sus datos.
Los datos serán utilizados únicamente para la organización, hospedaje, contacto, ingreso o atención de emergencias.

Cuando sea necesario, FEMEXPROD podrá enviar a dichas personas una liga para consultar este Aviso de Privacidad.

9. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.

Como política operativa:

Los datos relacionados con alergias o condiciones médicas serán eliminados o disociados después de concluir el evento y atender cualquier incidente pendiente.
La fotografía de la credencial de estudiante será eliminada cuando haya concluido el periodo de validación y aclaraciones.
El comprobante de pago será conservado durante el periodo necesario para aclaraciones administrativas, contables o legales.
Los códigos QR y registros de ingreso serán desactivados al concluir el evento.
Los datos necesarios para la emisión o reposición de constancias podrán conservarse durante un periodo mayor.
Los datos que deban mantenerse por disposición legal permanecerán bloqueados y serán eliminados cuando concluya el plazo aplicable.

La ley dispone que los datos deben eliminarse cuando dejen de ser necesarios, previo bloqueo y después de concluir el periodo de conservación correspondiente; para datos sensibles debe procurarse que el tratamiento dure el mínimo indispensable.

10. Medidas de seguridad

FEMEXPROD aplicará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos contra:

Daño.
Pérdida.
Alteración.
Destrucción.
Uso indebido.
Acceso no autorizado.
Divulgación indebida.

El acceso a comprobantes, credenciales, datos médicos y registros administrativos estará limitado al personal autorizado que necesite consultarlos para las funciones descritas.

11. Derechos ARCO

La persona titular podrá ejercer sus derechos de:

Acceso: conocer qué datos se conservan y cómo son utilizados.
Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Cancelación: solicitar la eliminación de los datos cuando resulte procedente.
Oposición: solicitar que los datos no sean utilizados para determinadas finalidades.

La solicitud deberá enviarse a:

Correo: contacto@femexprod.info
Asunto: Solicitud de derechos ARCO – FEMEXPROD 2026

La solicitud deberá contener:

Nombre de la persona titular.
Medio para recibir notificaciones.
Documento que permita acreditar su identidad.
Descripción clara del derecho que desea ejercer.
Identificación de los datos involucrados.
Folio de registro, cuando se tenga.
Documentos que sustenten una rectificación, cuando corresponda.

El responsable deberá comunicar su determinación dentro de un plazo máximo de veinte días hábiles y, cuando resulte procedente, hacer efectivo el derecho dentro de los quince días siguientes. Estos plazos pueden ampliarse una sola vez cuando existan circunstancias justificadas.

12. Revocación del consentimiento

La persona titular podrá revocar su consentimiento respecto de tratamientos que no sean indispensables ni se encuentren sujetos a una obligación legal.

La solicitud podrá enviarse al correo:

contacto@femexprod.info

La revocación no tendrá efectos retroactivos y no impedirá conservar información cuando exista una obligación legal, contractual o administrativa que lo justifique.

13. Limitación del uso o divulgación

La persona titular podrá solicitar:

No recibir invitaciones a futuros eventos.
No recibir comunicaciones promocionales.
No autorizar la publicación de fotografías o videos individualizados.
Limitar otros usos secundarios de sus datos.

La solicitud deberá enviarse con el asunto:

Limitación de uso de datos – FEMEXPROD 2026

al correo contacto@femexprod.info.

14. Menores de edad

Cuando la persona participante sea menor de edad, el registro y tratamiento de sus datos deberá ser autorizado por quien ejerza la patria potestad, tutela o representación legal.

FEMEXPROD podrá solicitar documentos que acrediten dicha representación antes de validar el registro.

15. Cambios al Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad podrá modificarse por cambios legales, operativos, tecnológicos o relacionados con la organización del evento.

Las modificaciones serán comunicadas mediante:

La página femexprod.info/aviso-de-privacidad.
El correo electrónico registrado.
Un aviso visible dentro del sistema de registro.

La fecha de actualización se mostrará al inicio del documento.

16. Consentimiento

Al marcar las casillas correspondientes y enviar el formulario, la persona titular manifiesta que:

Ha leído el Aviso de Privacidad.
Comprende las finalidades del tratamiento.
Autoriza el tratamiento de los datos necesarios para gestionar su participación.
Proporciona datos verdaderos y actualizados.
Cuenta con autorización para proporcionar datos de acompañantes o contactos de emergencia.

El consentimiento para datos sensibles, datos financieros, fotografías, video y comunicaciones promocionales deberá recabarse mediante las casillas específicas correspondientes.